Как обучать удаленных сотрудников?

Пандемия COVID-19 перевернула мир и многие процессы кардинально, работа и учеба в новых условиях происходит теперь через встречи в онлайн режиме. Многие компании, независимо крупные они или мелкие, государственные или частные адаптировали свою модель работы и общения на удаленный режим.

Перестройка рабочих процессов велась в условиях жесткого ограничения во времени, пандемия не дала возможности протекать изменениям плавно через адаптационный период. Все процессы резко перешли в новый формат. Ранее обучение сотрудников проходило в живую. Люди собирались в конференц-залах или посещали необходимые тренинги. Сегодня популярным способом переподготовки и обучения сотрудников является дистанционное обучение. Меры, связанные с распространением вируса, сходят на нет. При этом удобство онлайн общения оценили многие, и теперь этот формат стал намного популярнее, чем живые встречи.

Данная статья рассматривает шаги повышения эффективности обучения удаленных сотрудников компании.

Несмотря на то, что сотрудники работают из дома, важно заранее планировать расписание онлайн-тренингов, чтобы сотрудники смогли включить их в свой рабочий график и выделить полноценное время для погружения в учебную тему. Не стоит сразу все программы к изучению. Лучше составить последовательную программу с четкими сроками для прохождения. Первым шагом на пути к успешному овладению новой информацией, является высокая посещаемость и регулярность занятий.

Грамотно составленное расписание позволяет учесть среднюю загруженность участников программы обучения. Для планирования встреч удобно использовать СДО (система дистанционного обучения). Вся структура обучения будет отображена в одном месте. Не стоит использовать отдельные сервисы, не связанные в одну структуру. Если вы будете отдельно вести учет посещаемости, расписание мероприятий, тематический план, то есть шанс возникновения каких-либо несостыковок или противоречий.

Организация онлайн-тренинга на высоком уровне требует подготовки контент плана, проведения тестирования доступа с различных операционных платформ, планирования и проверки всевозможных сценариев взаимодействия. Чтобы не упустить ни один из необходимых технических этапов, организатору необходимо собрать весь алгоритм в четкий чек-лист. Организационные и технические моменты удаленного тренинга важны не меньше, чем смысловое наполнение программы.

В отдельную группу обязанностей можно выделить техническую поддержку. Специалист по администрированию платформы обучения или техническому сопровождению вебинарной площадки должен заранее учесть проблемные места и разработать схему их устранения. Присутствие администратора в процессе онлайн-тренинга обязательно. От этого зависит скорость реагирования на возможные проблемы и неполадки.

Обязательно проверьте, доходит ли ваша рассылка пользователю корректно. Уведомления и напоминания не должны оказаться в спаме. Для этого выбирайте хороший сервис для рассылки приглашений. Письмо со ссылкой на онлайн-тренинг присылайте в день регистрации и дублируйте в день старта обучения.

Если разослать участникам курса скриншот интерфейса виртуального класса, у них будет уже сформировано представление о том, как будет выглядеть процесс удаленной учебы. Это снизит стресс, который всегда связан с чем-то незнакомым. Также отлично работает для этих целей видео шпаргалка по запуску платформы и основным ее функциям. Видео должно быть кратким и содержательным.

Обязательным пунктом является тестирование доступа к платформе и файлам за час до старта тренинга. Обязательно отслеживайте процесс подключения участников во время первой трансляции. Если большинство участников не присутствуют, скорее всего, дело в технических неполадках. Ваш помощник в этом случае должен быстро включится в процесс, решить ситуацию в кратчайшие сроки. Проволочки в начале лекции задают негативный тон всей трансляции.

Вступительный этап тренинга должен включать краткий инструктаж. Вы рассказываете о правилах взаимодействия, технических и административных моментах. В это время все участники могут подготовится и настроится на работу.

Какие моменты стоит обсудить в начале:

• Алгоритм действий, если пропадает связь или появляются помехи;
  
  
• Правила чата и пользования микрофоном во время выступления лектора;
  
  
• Рекомендации и советы для сохранения концентрации внимания (напомните о необходимости убрать телефон, почту, мессенджеры и другие отвлекающие факторы);
  
  
• Краткий обзор кнопок и функций платформы.
  

В конце обучения запланируйте время обсуждения и ответов на вопросы. Хорошо работает прием с небольшим опросом, в котором участники могут высказать свое мнение и предложения, ответить на вопросы по теме тренинга и организационным моментам. Небольшое домашнее задание поможет учащимся сохранить вовлеченность, а вам отследить динамику обучения. Лучше всего, если у сотрудников, проходящих обучение, будет возможность задавать вопросы в любое время, а не только в ходе онлайн встречи. Все последующие занятия начинайте с краткого обсуждения результатов выполнения самостоятельных заданий и возникших нюансов.

Обратная связь – лучшее вознаграждение участников обучения. Не обесценивайте усилия, которые прикладывают сотрудники во время занятий и самостоятельно. Система оценки при помощи баллов поможет сохранить вовлеченность и мотивацию студентов. Если платформа позволяет выдать сертификат о прохождении курса, воспользуйтесь ей.

Если информация позволяет внести в процесс обучения элементы геймификации и здорового соперничества, стоит воспользоваться такой возможностью. Ничего так не мотивирует к действиям и не вызывает естественный интерес у человека, как желание лидировать.

Деятельность из дома имеет ряд нюансов. Сотрудник, находясь дома, окружен семьей, домашними питомцами и соседями. Поэтому дистанционное обучение должно проходить в четко ограниченном временном каркасе. Уважение личного времени всех участников процесса позволяет создать комфортную и продуктивную атмосферу во время тренинга.

Стиль изложения информации играет ключевую роль в том, сколько времени будет занимать курс, и как эффективно усваивается материал. Структурированная и сжатая форма подачи тем покажет вашим ученикам то, что вы цените их время и личные границы.

Берите от современных технологий лучшее. Используйте такие известные инструменты, как Zoom и Google Hangouts для прямых включений и совместных митингов. Для более простых задач подойдет обычная рассылка в чате. Главное при внедрении технологий, чтобы они обслуживали вас, а не наоборот. Дистанционное обучение может быть максимально понятным и простым, если не перегрузить его административными вопросами. Предугадайте каждый шаг ваших пользователей, и на основе этих данных разработайте сценарий обучения легкий в использовании.

Качественное обучение отличается гибкостью и индивидуальным подходом. Но без четкой структуры сложно будет выявить запросы от пользователей и расставить приоритеты в их удовлетворении.

Удаленный формат общения предусматривает гибкость графиков учащихся. Когда речь идет об обучении работающих людей, то доступ к курсу просто необходимо организовать таким образом, чтобы каждый мог без труда пройти все этапы в удобном для него режиме.

Ведение лекций в прямом эфире – удобный формат, но для подстраховки необходимо также сохранить запись трансляции, чтобы все, кто не смог присутствовать могли просмотреть видео позже.

Мобильная версия обучающей платформы должна работать безупречно. Люди значительно чаще используют смартфон для дистанционного обучения, чем ПК или другой гаджет. Стоит понимать, что от того, насколько хорошо адаптирован ваш курс для мобильных устройств, зависит доступность обучения. Иногда сотрудник не сможет подключиться к тренингу из-за технических вопросов.

Необязательно курсы «под запрос» должны быть углубленными. Тематические модули пользуются спросом достаточно часто. Микрообучение обычно применяют для обновления знаний по стандартам, правилам, нормативам и регламентам, которые необходимо освежать в памяти регулярно.

Продуктивность сотрудников в процессе дистанционного обучения может пойти на спад, или наоборот в разы увеличится. Все зависит от личных качеств человека, и от качества организации курсов.

Чтобы не саботировать личный прогресс сотрудников, которые осваивает материал быстрее других в группе, вы можете создавать команды для групповых проектов, исходя из индивидуального темпа каждого из участников. Таким образом каждый из членов команды будет выполнять самостоятельные и коллективные задания в удобном для него графике.

Global Workplace Analytics обработала несколько тысяч исследований поведения сотрудников, выполняющих работу из дома. Анализ подтвердил, что сотрудники показывают большую продуктивность, работая из дома. Был отмечен более высокий уровень удовлетворенности материальным вознаграждением за работу среди удаленных сотрудников в сравнении с теми, кто работал в офисе.

При этом важно понимать, что руководство компаний зачастую снимает фокус внимания с контроля времени и перемещает его на постановку целей, которые необходимо выполнить до достижения определенного результата.

Создание рабочей атмосферы в офисе требует больших усилий и обычно выполняется отдельным сотрудником. Те же обязанности необходимо выполнять и при удаленном взаимодействии сотрудников. Культура дистанционной работы создает благотворную среду, в которой легко и приятно находится всем участникам процесса.

Запустить обучения в онлайн формате — многоступенчатый процесс. Задача руководства – разработать структуру, продумать этапы и нюансы организации процесса. Задача методистов – разработать легко усваиваемую программу, которую можно вписать в данную организационную структуру.