Как организовать дистанционное обучение сотрудников?

Содержание статьи
Онлайн-обучение уже перестало быть чем-то удивительным. Люди поняли, что знания, полученные в университетах, быстро теряют актуальность. Те, кому важно саморазвитие, занимаются непрерывным онлайн-обучением, и получают конкурентное преимущество на рынке труда, что позволяет экономить время, получать знания в любом месте, без отрыва от обычных дел. Новый тренд в образовании прочно закрепился и обрел определенные особенности.

Получение новых знаний и поиск информации можно осуществлять непосредственно в процессе выполнения рабочих задач. Компании все чаще создают корпоративные энциклопедии знаний, чат-боты и даже свои соцсети, главная цель которых – без промедлений использовать полученные знания в работе и повышать квалификацию, соответственно, становясь эффективным сотрудником.

Российские компании давно признали, что дистанционное обучение сотрудников дает ощутимые результаты и экономит ресурсы. Удаленный образовательный формат позволяет компаниям эффективно решать многие бизнес-задачи:


  • единовременно обучать неограниченное число сотрудников без привязки к их локации проживания;
  • поставить на поток ввод в должность новых сотрудников;
  • своевременно информировать сотрудников об изменениях в продуктовой линейке, условиях акций, алгоритмах и процессах;
  • экономить средства на организацию обучения и поездки в филиалы;
  • обеспечить непрерывное обучение сотрудников;
  • оперативно проводить срезы знаний;

Для сотрудников дистанционное обучение имеет свои плюсы:

  • возможность учиться в любое время;
  • возможность учиться в любом месте: курсы и тесты можно проходить со своих мобильных устройств;
  • выбор индивидуального темпа обучения;
  • оперативный доступ к корпоративной базе знаний для выполнения своих функциональных задач;
  • возможность саморазвития, расширения кругозора;
  • это интересно, современно и увлекательно.

При этом сейчас руководителей и специалистов, занятых обучением и развитием персонала, больше всего интересует, как внедрить систему eLearning с минимальными затратами и в максимально короткие сроки.

Данная статья посвящена особенностям организации онлайн-обучения в компании. Рассмотрим проблемы и вопросы, которые возникают у организаторов.
Признаки того, что нужно трансформировать систему проводить обучения сотрудников и переводить ее в онлайн
На первый взгляд может показаться, что вопросами повышения квалификации сотрудников так или иначе занимаются в любой компании. Признаки, помогающие определить, что действующая система обучения в компании требует трансформации и поиска новых инструментов:

  • Вы наблюдаете симптомы эмоционального выгорания у сотрудников. Участились заявления на увольнения.
  • Работники не справляются с текущими профессиональными задачами. Уровень эффективности низкая.
  • Высокий уровень оттока специалистов на этапе испытательного срока и в первый год работы и отсутствие обучение новых сотрудников как понятный четкий процесс.
  • Большое количество ошибок персонала и жалоб со стороны клиентов.
  • Отсутствие внутренних кандидатов на управленческие позиции.
адаптация менеджера по продажам
Еще одна причина, по которой хороший руководитель сможет понять, что время менять подход к обучению сотрудников, это поведение конкурентов. Если вы заметили, что конкуренты вас опережают и демонстрируют более высокие бизнес-показатели. Скорее всего, они следят за трендами индустрии и обеспечили своим сотрудникам доступ к повышению квалификации без отрыва от рабочих обязанностей. Вы быстро их догоните, если сможете качественно организовать саморазвитие сотрудников.

Трудности онлайн-обучения

Дистанционное обучение имеет свой собственный набор проблем, а это означает, что при его организации придется учитывать эти особенности.

Отсутствие личного наблюдения тренера за процессом обучения

Обучение во многих случаях по-прежнему рассматривается сотрудниками как обязательная галочка, и без регулярного контроля со стороны тренера, может быть пройдено поверхностно. С другой стороны, отсутствие непосредственного контакта с тренером не позволяет сотрудникам оперативно получать обратную связь «здесь и сейчас».

Поэтому выстраивайте процесс дистанционного обучения таким образом, чтобы каждый блок обучения завершался проверкой усвоенных знаний и удерживал внимание учащегося на содержании. Также важно организовать возможность контакта с наставником, чтобы прояснить сложную ситуацию в момент ее возникновения, а не потом, как-нибудь позже.

Отсутствие понятной для сотрудника и последовательной программы обучения

Сотруднику открывают доступ к материалам, но не дают информацию, как и в какой последовательности изучать материалы, как работает система, кому и как задавать возникающие организационные вопросы. Для удаленного сотрудника это может показаться большим препятствием и сделать ваше обучение неэффективным.
Перед началом курса обучения всегда делайте вводную инструкцию о том, как будет проходить обучение, какова длительность каждого этапа и что по итогу курса обучаемый должен знать, уметь и понимать, какие инструменты управления у обучаемого есть в процессе прохождения курса.

Отсутствие социального взаимодействия

Находясь в учебной аудитории, сотрудники имеют возможность общаться друг с другом и педагогом напрямую: мгновенно реагировать, делиться опытом, шутить и устанавливать невербальный контакт, укрепляя социальные навыки. Для многих коммуникация с единомышленниками – это важный ритуал, которого они лишаются, переходя на дистанционное обучение. Без такого социального контакта, обучающиеся удаленно, могут чувствовать себя изолированными. Этот психологический фактор негативно влияет на мотивацию и эффективность обучения..

Используйте в процессе обучения групповые онлайн-встречи, где сотрудники могут быть активно вовлечены во взаимодействие, делиться результатами обучения, практиковать инструменты, обменяться опытом с коллегами, получить ответы на свои вопросы.

Раздражители

Свобода, которую предлагает формат онлайн-обучения, часто усыпляет бдительность и вызывает ложное чувство безграничности времени. Дистанционное образование выдвигает более высокие требования к дисциплине и самоорганизации, чем живой формат. Даже в процессе синхронного онлайн-тренинга участники легче отвлекаются и сложнее удерживают внимание на теме обучения.

Сотрудникам важно четко обозначать тайминг изучения блоков, контролировать сроки и темп изучения назначенных материалов. А также использовать специальные инструменты и методики для вовлечения обучаемого в процесс обучения. Специальные инструменты управления групповой динамикой существуют и для онлайн-тренингов. Не пренебрегайте ими и обязательно их используйте при разработке программ дистанционного обучения.

Технические сложности

Технические проблемы часто являются камнем преткновения при онлайн-обучении. Могут возникнуть проблемы совместимости обучающих платформ с операционными системами, браузерами или смартфонами обучаемых, низкая скорость интернет-соединения или несоответствие ПК техническим требованиям. Все это важно учитывать при выборе платформы, на котором будут размещены ваши дистанционные курсы для сотрудников.

Нет никакой гарантии, что вы не столкнетесь с техническими проблемами во время дистанционного обучения, но вы можете многое сделать, чтобы свести к минимуму вероятность возникновения проблем.

Создайте отдельный чат, форум или страницу на корпоративном портале с простой, исчерпывающей справочной информацией и разделом часто задаваемых вопросов, куда учащиеся могут обращаться в случае возникновения технических неполадок. Определите ответственного специалиста по техническим вопросам.

Тренды онлайн обучения

Тренды онлайн обучения

Обучение на рабочем месте

Сотрудник без отрыва от работы находи решения, связанные непосредственно с рабочими обязанностями. Онлайн-обучение во время работы позволяет не отвлекаться, получать полезные знания и тут же их применять на практике. С целью непрерывного развития внутри компаний создаются программные комплексы, с функциями базы знаний, обмена сообщениями и организацией постановки, контроля задач.

Применение искусственного интеллекта

Технологии не стоят на месте, искусственный интеллект позволяет оценить результативность каждого сотрудника, сопоставив время, потраченное на получение знаний и степень усваиваемости нового материала. Каждый человек – личность, поэтому технологии искусственного интеллекта позволяют подбирать программу и методику, с учетом темпа обучения. ИИ полностью автоматизирует процесс образования и облегчает работу преподавателя.

Применение современных технологий, виртуальной реальности обеспечивает перспективы в развитии системы образования. Ученики становятся вовлеченными в процесс получения знаний и достигают хороших результатов.

Micro-learning, как альтернатива обычным лекциям

Так как сотрудники заняты рабочими процессами, у них нет возможности выделить большой промежуток времени на часовые лекции. Микрообучение в формате мини-лекций по несколько минут помогает маленькими, но уверенными шагами идти к намеченной цели, не тратить время на длинные рассуждения, а получать сжатую и полезную информацию без воды.

Обмен опытом

Корпоративное обучение с обменом опытом – интересный тренд в сфере онлайн-образования. По такому принципу работает даже Google, где естьспециальная обучающая платформа From Google to Google, целью которой является поиск подходящего учителя среди коллег. Это не только обмен опытом, но и укрепление внутрикорпоративных связей.

Опытные сотрудники с радостью делятся своими наработками и помогают новичкам решать их проблемы. Такой обмен опытом ценен для обеих сторон, так как учит взаимодействовать внутри команды, тренирует самостоятельность и четкость постановки задач. Информация, поданная сотрудником для коллеги, отличается простотой и легкостью усвоения. Люди, включенные в обмен опытом, отмечают высокую скорость усвоения материала.
Преимущества удаленного обучения
Несмотря на проблемы организационного характера, процент удаленного онлайн-обучения сотрудников растет. В прошлом году в России объем финансирования данной отрасли превысил 3 миллиарда рублей. Это свидетельствует лишь о том, что плюсы дистанционки перекрывают любые минусы.

Итак, рассмотрим преимущества:
адаптация менеджера по продажам

  • Экономия денежных средств
Достигается не только за счет оплаты труда тренеров, но еще и за счет сокращения расходов на дорогу, аренду жилья, оборудование. Один курс, созданный при поддержке нескольких преподавателей можно транслировать бесконечному количеству сотрудников. Единственный нюанс – необходимо регулярно актуализировать информацию.

  • Стирание границ между филиалами
Компании с филиалами в разных регионах способны обучать всех сотрудников по единой программе. Исключены затраты на командировки, к тому же обучение происходит в удобном формате и по комфортному графику. Для организации понадобится смартфон или компьютер с установленным программным обеспечением.

  • Создание единой базы знаний
Трансформация традиционной системы обучения в онлайн позволяет создавать единые базы знаний, хранить их в одном доступном для всех сотрудников месте. В компании корпоративная информационная база может быть организована, как собрание файлов, куда можно добавлять свои материалы. При этом можно регулировать доступ к информации в зависимости от полномочий сотрудников.

  • Высокая скорость адаптации
Процесс адаптации новых сотрудников зачастую связан со сложностями и повторением одних и тех же процедур. Достаточно один раз сделать автоматизацию процесса, тем самым освободить значительное количество времени у их непосредственных руководителей и HR-специалистов. Отмечается, что срок адаптации сокращается и переносится значительно легче как для новых сотрудников, так и для всего коллектива

  • Контроль результатов
Контролировать достижение результатов позволяют тесты, опросники, кейсы завершающие каждый блок обучения или всего курса в целом. Система дистанционного обучения - онлайн-платформы, которые дают возможность быстро оценить старания сотрудников, не тратя при этом колоссальное количество времени и усилий для проверки. Система автоматически формирует отчеты по каждому сотруднику, филиалу, компании.

  • Постоянство
Непрерывность обучения – главный критерий успешного образовательного процесса. Знания не должны ложиться мертвым грузом, их важно применять сразу же после получения. Непрерывное образование развивает дисциплину и улучшает личностные качества работников.
то предусмотрено должностными обязанностями. По итогам дня обязательно собирается и предоставляется обратная связь.

Как правильно все организовать?

Решить, какой из способов подойдет конкретно вашей компании можно исходя из анализа потребностей.

Перед началом важно правильно поставить цели, расставить приоритеты. К примеру, курсы могут познакомить персонал с новыми услугами или товарами, научить корректно обращаться с клиентами. Исходя из поставленных целей и задач, выбирается либо готовый контент, либо создаются собственные курсы. Также важно выбрать площадку для обучения и назначить ответственных людей за реализацию.

Далее пошагово рассмотрим, что нужно предпринять для организации дистанционного обучения сотрудников
Оказываем услуги корпоративного обучения сотрудников в оффлайн и онлайн формате

Этап №1 – Выбор модели обучения

  1. Синхронное обучение, когда весь персонал задействован в обучении. Форма получения знаний – онлайн, оффлайн. Примерами синхронного обучения можно назвать тренинги, инструктажи, онлайн-встречи. Если вы выбираете эту модель, нужно продумать время, удобное для участников процесса.

  2. Асинхронное обучение, дающее больше свободы в выборе времени прохождения курсов. Каждый участник учится в своем темпе. Удобство в том, что материалы можно записать и пользоваться ими бесконечное количество раз. Тесты также проводятся онлайн. Но чтобы не ослаблять дисциплину, учащимся все-таки следует назначить конечную дату сдачи каждого блока знаний.

  3. Смешанное обучение, при которой присутствует синхронное и асинхронное обучение. Например, сотрудник самостоятельно изучает теорию, а затем на онлайн-занятиях с тренером изученные инструменты отрабатываются на практике.

Этап № 2 – Выбор программного обеспечения для организации дистанционного обучения

  1. Для размещения электронных курсов важно выбрать систему дистанционного обучения (СДО) или в ее английском наименовании learning management system (LMS). Существуют "коробочные" решения, которые размещаются на сервере Заказчика. «Стационарные» СДО требуют существенных технических возможностей, а для ее обслуживания необходима помощь ИТ-специалистов. Для быстрого внедрения СДО лучше использовать облачные решения. Они экономят время и бюджет и не требуют привлечения технических специалистов для развертывания и управления. Учитывая большое количество систем дистанционного обучения на рынке (более 700), необходимо иметь четкое представление: что именно вам нужно от LMS, и каким образом эта система поможет достичь желаемых результатов. Команда BeOnTime готова сэкономить для вас время и деньги и помочь с оптимальным выбором, подходящей для вас платформы.

  2. Для синхронного обучения важно определиться с платформойа для вебинаров и видеосвязи, которая должна обеспечивать демонстрацию экрана лектора, дистанционный доступ к рабочему столу (для того, чтобы показать наглядно на компьютере сотрудника последовательность действий), обмен сообщениями, транслирование на аудиторию.

Подходят для этой цели программы для видеосвязи Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho. Также хорошо себя зарекомендовали виртуальные классы со специальными возможностями для организации онлайн-обучения. Это GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite.

Управление процессом происходит с помощью программных инструментов для составления расписания, обновления материалов, хранения данных, оценивания результатов работы.

Если вы решили разрабатывать электронные курсы самостоятельно, а не заказывать разработку у подрядчиков, то вам важно выбрать программное обеспечение для создания курсов в формате SCORM. Это могут быть инструменты создания простых слайдовых курсов, например, iSpring Suite Max, или конструктор для создания программирования сложных нелинейных интерактивных курсов и тренажеров, например, articulate storyline. Работа в этих инструментах требует компетенций и специальных навыков.

Этап № 3 – Формирование библиотеки обучающего контента

Качественные презентации – основа вебинаров и онлайн-тренингов при синхронной модели. Интерактивные курсы, видео, тренажеры и симуляторы – база для асинхронной модели. Соответственно, при смешанном обучении применяются все виды материалов. Подробнее о возможных форматах электронного обучения вы можете узнать здесь.

Этап № 4 – Управление процессом обучения

Предполагает загрузку обучающих материалов на платформу, приглашение учащихся, назначение курсов соответствующим категориям сотрудникам. Администрирование платформы и контроль актуальности обучающих материалов - важная функция, которая необходима для внедрения системы дистанционного обучения сотрудников.

Этап № 5 – Отслеживаем результаты

Последний шаг — это отслеживание результатов вашего дистанционного обучения. То, что вы решите отслеживать, будет зависеть от ваших организационных потребностей – это может быть только завершение курса, или вы можете захотеть понять другие показатели, такие как время, затраченное учащимися на прохождение курса электронного обучения, или их оценки в конкретных оценках. Важно настроить систему отчетов в LMS и результаты использовать для постановки следующих целей обучения.

Система дистанционного электронного обучения является мощным инструментом развития компании, обучения персонала и повышения уровня компетенций сотрудников. Максимальный эффект от внедрения системы прослеживается для достижения определенных целей, например, повышения продаж, оптимизации рабочего процесса, улучшения взаимодействия с партнерами, обеспечения безопасности и т. д. Процесс внедрения дистанционной модели обучения нуждается в непрерывном контроле. При отсутствии должного контроля эффект будет снижен, а затраты не будут оправданы. В каждой компании внедрение дистанционного и электронного обучения осуществляется по индивидуальной схеме, что связано с ее целями и задачами, структурой и спецификой. Привлекая профессиональных консультантов для этой задачи, вы сможете быть уверенными в результате. Команда BeOnTime готова вам в этом помочь.
Организация обучения сотрудников
Организуйте эффективное обучение сотрудников с помощью экспертов BiOnTime

Рекомендуем к прочтению по теме: