Блог BeOnTime

Адаптация персонала или где компания теряет деньги?

На вопрос «нужна ли система адаптации новых сотрудников?» каждый руководитель ответит — конечно, да. А что происходит на практике?

В компаниях довольно редко уделяют внимание адаптационным процессам, «акклиматизации» новых сотрудников. По исследованию HR-portal, 81% российских компаний не проводят эффективные адаптационные мероприятия из-за нехватки времени или ресурсов, а также по причине незаинтересованности высшего руководства. Системные программы по адаптации существуют только в 32% компаний. Часто новичков бросают на рабочие задачи без соответствующего сопровождения и обучения, предоставляя возможность во всем разобраться самому. Но далеко не все сотрудники обладают «навыками выживания» в неизвестности, да и мотивации новичку оставаться в этой неразберихе может не хватить.

Цель адаптации — введение в должность нового сотрудника и его самостоятельность в выполнении своих функциональных обязанностей, соответствии с ожиданиями компании. Адаптация является логичным завершением процесса подбора. Вакансия считается закрытой, а сотрудник нанятым, если он прошел испытательный срок и начал самостоятельно выполнять возложенный функционал, приносить прибыль компании. Отсутствие плана адаптации нового сотрудника сводит на нет все предпринятые ранее меры по подбору. Порядка 80% людей, уволившихся в первые 6−12 месяцев работы, принимают решение об уходе в первые 2 недели работы.

Если в компании не выстроена система адаптации, бизнес несет финансовые потери:
  • снижается прибыль из-за низкой производительности. Новые сотрудники не работают в полную силу и не дают необходимых результатов;
  • новички делают много ошибок. Причем, чем сложнее сфера, тем фатальнее ошибки;
  • при затянутом периоде адаптации увеличивается время, которое тратит наставник, опытный сотрудник, непосредственный руководитель. Соответственно к издержкам относится зарплата человека, который вместо своей работы занимается обучением и наставничеством новичка;
  • возникают репутационные риски. В период испытательного срока сотрудник тоже оценивает работодателя. Недовольные новички оставляют отрицательные отзывы в соцсетях, поднимая волну негатива к HR-бренду и сокращая пул соискателей. Кандидаты видят, что вакансия постоянно «висит» на работных сайтах. С каждым разом привлекать новых сотрудников будет все сложнее и дороже.
  • компания несет дополнительные затраты на повторный подбор и обучение.


Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг), если сотрудник уходит в первый год работы, то компания несет потери, превышающие затраты на его же зарплату в три раза! Также 4% новых сотрудников увольняются из компании после первого же, по их словам, «ужасного» дня работы, и еще 22% — в первые 45 дней.

Что делать, чтобы сберечь деньги компании?
Управляйте процессом адаптации. Осознанное управление позволит вам экономить деньги, время, получать желаемые результаты:
  • ускорить вхождение нового сотрудника в должность;
  • уменьшить количество возможных ошибок;
  • освободить время руководителей и опытных сотрудников;
  • снизить отток;
  • контролировать уровень усвоения знаний;
  • повысить уровень лояльности и мотивации сотрудника уже «на входе».

По данным исследования Human Resource Management (SHRM), 69% сотрудников, прошедших через активные программы адаптации, остаются работать в компании свыше 3 лет.

Проводите адаптацию сотрудника на всех уровнях. Не стоит ожидать, что если вы наняли кандидата из компании-конкурента, он с первого дня будет эффективным.
Включите в план ввода в должность нового специалиста следующие виды адаптации:
1️. Организационную — сотрудник знакомится с целями компании и своего подразделения. Изучает структуру подразделений, понимает распределение ролей и задач между сотрудниками своего отдела, смежных подразделений. Изучает регламенты решения организационных вопросов;

2️. Социально-психологическую — сотрудник знакомится с корпоративной культурой, формальными и неформальными правилами поведения и коммуникации между сотрудниками и клиентами;

3️. Психофизиологическую — сотрудник приспосабливается к графику работы, рабочему месту, к заведенному быту;

4️. Профессиональную — сотрудник приобретает недостающие знания и навыки, в том числе технические, для работы в должности в конкретной компании.

Не забывайте ставить четкие критерии оценки результата прохождения испытательного срока (KPI). Что такое хорошо, а что такое плохо?
У новичков есть потребность в понимании, как руководитель будет их оценивать. Четко сформулированные ожидания снизят тревогу, станут основой к диалогу и позволят новым сотрудникам открыто попросить о помощи. Для вас выполненные новичком задачи и достигнутые показатели станут маркером успешности прохождения испытательного срока. В случае неуспеха, вы сможете легко аргументировать новому сотруднику, почему вы не готовы продолжить с ним работу.

Используйте специальные сервисы и инструменты автоматизации. Вы сможете высвободить время опытных сотрудников и руководителей для выполнения прямых функциональных обязанностей, а также исключить искажение информации на местах. Чем больше поток новичков в компании, тем актуальнее тема автоматизации. Например:
  • интерактивный welcome-курс, размещенный на корпоративном портале позволит познакомить с Компанией, ее целями и ценностями;
  • чат-бот сможет отвечать на повторяющиеся вопросы сотрудников: Как заказать канцтовары? Когда можно пойти в отпуск? Как оформить командировку? и т. д.;
  • симулятор программного обеспечения сможет обучить новичка без риска «нажать не туда» и «все сломать»;
  • диалоговый тренажер позволит натренировать речь сотрудника прежде, чем вы допустите его к «живым» клиентам.

Digital-инструменты хороши еще тем, что минимизируют ошибки новичков на старте работы в компании, позволяют оценить качество изучения материала благодаря тестам, опросникам, кейсам, обеспечивают прозрачность. Вы сможете проконтролировать, как сотрудник на этапе введения в должность усвоил тот или иной блок информации.

В общем, адаптацией важно и нужно заниматься и управлять ей осознанно, чтобы получать на выходе желаемый результат.

Лобаева Наталья
Управляющий партнер BeOnTime
HR-эксперт
Адаптация персонала в компании